Đâu là lí do danh thiếp điện tử ra đời? Danh thiếp giấy đã được các doanh nhân cũng như các công ty sử dụng hàng thập kỷ nay. Tuy nhiên, việc networking hiện nay đã không còn giống như xưa nữa. Việc công nghệ phát triển đã ảnh hưởng đến cách chúng ta làm việc rất nhiều, vì vậy những công cụ chúng ta cũng cần phải bắt kịp với thời đại.
Theo nghiên cứu của Market Research Future, giá trị thị trường toàn cầu dành cho danh thiếp điện tử đang tăng với tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm được dự đoán có thể đạt đến 9.7% trong giai đoạn 2023-2032. Thị trường này cũng đang được kỳ vọng sẽ đạt đến mức 389.3 triệu đô vào năm 2032. Đây là một trong những lý do chính tại sao nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện tại đang chuyển từ danh thiếp giấy sang danh thiếp điện tử.
Chứng kiến sự phát triển vượt bậc của danh thiếp điện tử sẽ dễ khiến người ta suy nghĩ về giá trị thực sự mà chúng đem lại. Liệu danh thiếp điện tử có đáng để đổi sang dùng hay không? Liệu sử dụng chúng có tạo nên sự thay đổi đáng kể nào cho nỗ lực networking của bạn hay không?
Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 9 lợi ích của danh thiếp điện tử. Từ đó, bạn đọc có thể có được hình dung nhất định cho lý do tại sao các cá nhân/doanh nghiệp chuyển sang sử dụng danh thiếp điện tử cho mục đích networking nhanh và thông minh nhiều đến vậy.
1. Chia sẻ một lượng thông tin khổng lồ thông qua danh thiếp điện tử
Những chiếc danh thiếp giấy truyền thống thường chỉ có kích thước 55x90mm là phổ biến nhất, điều này khiến cho quá trình thiết kế trở nên rắc rối hơn khi bạn cần đưa một lượng thông tin lớn lên khoảng không gian nhỏ bé đó. Nếu như bạn có mong muốn đưa vào danh thiếp nhiều thông tin hơn, ví dụ như nhiều số điện thoại, đường link hay mạng xã hội, thì có lẽ bạn khó có thể đưa tất cả chúng vào hai mặt của danh thiếp giấy.
Tuy nhiên, chỉ với một chiếc danh thiếp điện tử có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhẹ nhàng. Khi sử dụng danh thiếp điện tử, bạn có thể chia sẻ tất cả các thông tin mà bạn muốn, bao gồm toàn bộ thông tin liên lạc, website, mạng xã hội, vị trí và còn nhiều hơn.
2. Thực hiện việc chia sẻ danh thiếp nhanh và không cần tiếp xúc
Khi sử dụng danh thiếp giấy, bạn cần phải gặp trực tiếp đối tác và yêu cầu cần có tiếp xúc trực tiếp giữa đôi bên. Tuy nhiên, bạn sẽ không cần phải làm như vậy khi sử dụng danh thiếp điện tử. Điều này sẽ khiến cho tương tác của hai bên nhanh và không yêu cầu tiếp xúc, cũng như giảm được sự lãng phí giấy.
- Chia sẻ trực tiếp danh thiếp điện tử lên các mạng xã hội.
- Gửi danh thiếp điện tử dưới dạng mã QR.
- Gửi URL danh thiếp điện tử thông qua các kênh khác nhau, ví dụ như qua email hay tin nhắn.
3. Danh thiếp điện tử giúp cắt giảm chi phí in ấn rõ rệt
Theo như một số thống kê, chi phí hàng năm dành cho việc in ấn danh thiếp giấy của một nhân viên có thể đạt đến 194USD. Mẫu thiết kế cho danh thiếp càng phức tạp và công phu thì chi phí in ấn càng cao. Tuy nhiên, nếu như bạn chọn sử dụng danh thiếp điện tử thì chi phí dành cho việc in ấn có thể sẽ được cắt giảm.
4. Danh thiếp điện tử giúp tránh được quy trình in danh thiếp giấy dài dòng
Hiện nay, rất nhiều tổ chức/công ty đang gặp phải vấn đề về năng suất khi họ phải thực hiện những quy trình mang tính lặp lại. Quy trình in danh thiếp giấy cũng là một trong số đó. Một công ty thông thường sẽ phải thực hiện những bước này để hoàn thành quy trình in ấn danh thiếp giấy:
- Nhân viên mới có nhu cầu in ấn sẽ liên hệ với teamlead hoặc HR để yêu cầu.
- Yêu cầu sau đó sẽ được gửi về bên phụ trách vấn đề danh thiếp – thông qua email hoặc một kênh quản lý nào khác.
- Một khi yêu cầu đã được thông qua, phía nhà in sẽ bắt đầu thực hiện in ấn.
- Sau khi bên nhà in đã hoàn tất việc in ấn, số danh thiếp đó sẽ được vận chuyển đến công ty – quá trình này có thể mất từ vài ngày đến vài tuần, tuỳ vào số lượng danh thiếp cần in, thiết kế của danh thiếp có phức tạp không,…
Nếu xảy ra vấn đề với các danh thiếp giấy đã in, số danh thiếp đó có thể bị huỷ và toàn bộ quá trình in ấn như trên lại lặp lại lần nữa.
Tuy nhiên, nếu như bạn chuyển sang dùng danh thiếp điện tử thì quá trình dài dòng này có thể được rút ngắn. Một khi đã có danh thiếp điện tử, các công ty/tổ chức có thể phân phối tới nhân viên trong khoảng thời gian cực kì ngắn.
5. Tương tác sẽ giúp danh thiếp điện tử của bạn trở thành một kênh giao tiếp hai chiều
Danh thiếp giấy không hỗ trợ khách hàng của bạn phản hồi một cách thuận tiện với các thông tin bạn đã chia sẻ.
Bạn có thể thu hút sự quan tâm bằng một danh thiếp giấy chứa đầy thông tin cá nhân hấp dẫn. Tuy nhiên, để khách hàng của bạn có thể bày tỏ sự hứng thú ngược lại đối với những thông tin bạn đã đưa ra lại là một điều rắc rối đối với bên nhận. Lý do cho việc này là do họ phải tự tìm kiếm thông tin được chia sẻ bằng thiết bị di động của mình.
Với danh thiếp điện tử, mọi thông tin đều có thể truy cập được qua một màn hình tab.
Ví dụ, nếu một khách hàng muốn liên lạc với bạn, họ có thể truy cập ngay vào số điện thoại của bạn theo cách nhấn vào số điện thoại để gọi trên danh thiếp điện tử của bạn. Hơn nữa, vị trí và các đường dẫn đến các mạng xã hội của bạn cũng có thể truy cập theo cách tương tự. Điều này biến danh thiếp điện tử của bạn thành một kênh liên lạc tức thời và hai chiều.
6. Danh thiếp điện tử giúp cho việc chia sẻ thông tin liên lạc trở nên hai chiều với mục đích thu thập lead
Danh thiếp điện tử cho phép bạn “lợi dụng” sự tiện lợi của việc chia sẻ thông tin hai chiều. Việc này sẽ giúp bạn có được thông tin liên lạc của khách hàng trực tiếp từ danh thiếp điện tử.
Một ví dụ trực quan sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của tính năng này: Giả sử như có một đội sales đã thu hút được sự chú ý của một khách hàng đối với sản phẩm của công ty, và khách hàng đó cũng “bật đèn xanh” đối với công ty và sau đó là bước xin thông tin liên lạc của vị khách đó.
Với khả năng chia sẻ thông tin liên lạc hai chiều, khách hàng chỉ cần điền form liên lạc trên danh thiếp điện tử của nhân viên sale. Khi vị khách đó gửi form thông tin đi, thì thông tin của người đó sẽ được ghi nhận vào hệ thống của công ty như một lead mới.
Từ nguồn thông tin này, nhân viên này có thể xem và kiểm soát các lead tiềm năng thu thập được danh thiếp điện tử của họ. Sau đó, họ có thể xuất danh sách này ra và gửi đến các teamlead.
7. Theo dõi độ tương tác và xác định mối quan tâm thông qua danh thiếp điện tử
Một trong những “bất lợi” lớn nhất của danh thiếp giấy truyền thống đó chính là không thể đo lường các chỉ số hiệu suất thông qua việc theo dõi lượt scan danh thiếp. Một khi đã trao đi tấm danh thiếp giấy, bạn không thể theo dõi và phân tích độ tương tác và quan tâm của khách hàng.
Danh thiếp điện tử thì ngược lại, các chỉ số liên quan đến hiệu suất đều hoàn toàn theo dõi được. Bạn có thể thu được những chỉ số như sau:
- Số lượt scan trên một danh thiếp
- Số lượt lưu thông tin liên lạc của bạn
- Tổng số khách hàng và số lượng khách hàng đặc biệt bạn chạm tới thông qua danh thiếp
- Danh thiếp điện tử có hiệu suất cao và thấp nhất – dựa trên số lượt scan danh thiếp
- Số lượt tương tác với card – thông qua địa điểm, thời điểm và thiết bị – bạn có thể biết khi nào thành viên team bạn tiếp xúc với khách hàng và tiếp xúc ở đâu.
Chúng tôi gợi ý cho bạn hãy chọn một bên cung cấp giải pháp danh thiếp điện tử có thể giúp bạn theo dõi và phân tích những chỉ số này trong thời gian thực. Bằng cách này, các bạn có thể xác định chỉ số tương tác của các danh thiếp và từ đó tối ưu hoá các nỗ lực networking.
8. Cập nhật thông tin danh thiếp điện tử khi cần thiết
Dù chỉ có một sự thay đổi nhỏ trong thông tin cá nhân cũng khiến cho danh thiếp của bạn trở nên lỗi thời. Nếu bạn muốn bổ sung những thông tin mới đó vào danh thiếp của mình, bạn cần bắt đầu quy trình in ấn danh thiếp lại từ đầu, dẫn đến việc tốn tiền và tốn thời gian. Đây là lý do tại sao chuyển sang sử dụng danh thiếp điện tử là một lựa chọn thông minh và hiệu quả.
Danh thiếp điện tử cho phép bạn có thể cập nhật thông tin cá nhân tức thì và bất kì khi nào bạn cần. Bất kỳ thông tin nào cũng có thể thay đổi – cho dù đó có là số điện thoại, đường link hay địa điểm trên Google Maps. Bạn thậm chí còn có thể đổi giao diện của danh thiếp điện tử.
Nếu như bạn lo lắng về vấn đề bảo mật, hãy đọc bài viết “DANH THIẾP ĐIỆN TỬ (DIGITAL BUSINESS CARD): CHÚNG CÓ AN TOÀN HAY KHÔNG?” của chúng tôi để có thể hiểu hơn về độ bảo mật của công cụ hiện đại này.
Điều thuận tiện nhất đó chính là: Những thay đổi này được thực hiện ở backend – trên dashboard của nhà cung cấp danh thiếp điện tử cho bạn. Vì thế, khách hàng của bạn có thể nhìn thấy những thay đổi trên danh thiếp của bạn trong thời gian thực, mà không yêu cầu bạn phải chia sẻ lại lần nữa.
9. Danh thiếp điện tử là một sự thay thế thân thiện với môi trường của danh thiếp truyền thống
Quy trình in ấn là một quy trình tốn kém khi vận hành doanh nghiệp. Nhưng chi phí in ấn có lẽ không phải lý do duy nhất để nhiều doanh nghiệp chọn chuyển hướng sang sử dụng danh thiếp điện tử.
Mỗi năm có 7 triệu cây bị đốn hạ để phục vụ cho mục đích in ấn danh thiếp giấy truyền thống. Vì vậy nên hiện tại người tiêu dùng thường ưu tiên sự chú ý của mình dành cho những công ty có hành động hướng tới sự phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh của họ.
Nếu khách hàng của bạn có xu hướng ưa chuộng các công ty có những biện pháp bền vững trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển đổi sang sử dụng danh thiếp điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích hơn bạn nghĩ. Không chỉ tiết kiệm được một lượng lớn giấy, công ty sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí rất lớn đổ cho việc in ấn – chỉ nhờ việc sử dụng danh thiếp điện tử.
Nếu như bạn thật sự muốn tối ưu hoá những lợi ích nói trên, việc quan trọng bây giờ có lẽ là chọn ra một nhà cung cấp giải pháp danh thiếp điện tử tốt nhất và phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra một danh thiếp điện tử thể hiện dịch vụ và giá trị của công ty nhất.